Manajemen Kearsipan Dalam Penyelenggaran Organisasi Publik

Aug 11, 2016

Artikel

Manajemen Kearsipan Dalam Penyelenggaran Organisasi Publik

 

Oleh : Elsa Rosiana

(Mahasiswi Magang S1 Ilmu Informasi dan Perpustakaan)

 

            Kearsipan mempunyai peranan sangat penting sebagai pusat penemuan kembali pada suatu informasi. Dengan demikian  kearsipan memberi informasi serta alat pengawasan yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka melaksanakan segala kegiatan-kegiatan, baik pada lembaga negara maupun swasta. Arsip yaitu informasi yang terekam atau endapan informasi dari pelaksanaan fungsi atau kegiatan administrasi instansi atau organisasi. Dalam setiap organisasi fungsi arsip menunjukkan dua hal yang menggambarkan kegiatan yang ada. Arsip yang diciptakan oleh organisasi pemerintah, swasta, dan perorangan terdiri dari arsip yang berasal dari kegiatan fungsional (subtantif) dan administratif (fasilitatif). Dalam proses penyajian informasi, agar pimpinan dapat membuat keputusan dan merencanakan kebijakan maka harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik dibidang kearsipan.

Tidak mungkin suatu lembaga atau instansi dapat dan mampu memberikan data informasi yang baik, lengkap dan akurat, jika lembaga atau instansi tersebut tidak memelihara kearsipan dengan baik. Kearsipan sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, pengembangan, penilaian dan pengendalian. Setiap kegiatan, baik dalam organisasi pemerintahan maupun swasta selalu ada kaitannya dengan masalah arsip. Hal tersebut membuktikan bahwa arsip mempunyai peranan penting dalam proses pengajuan informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan melaksanakan kebijakan. Kenyataannya banyak bidang kearsipan dalam suatu lembaga atau organisasi belum mendapatkan perhatian yang wajar dan serius dalam jaringan informasi tersebut. Dengan demikian maka pemerintah wajib  untuk segera memberikan petunjuk kerja yang praktis, bagaimana seharusnya arsip-arsip tersebut diterima dan dipergunakan kembali.

Hal tersebut berkaitan pula dengan pengelolaan arsip, dimana pada organisasi publik, pengelolaan arsip berjenjang dari pusat sampai ke daerah. Unit kearsipan pada lembaga-lembaga negara dan badan pemerintah di tingkat pusat maupun tingkat daerah adalah bagian dari keseluruhan administrasi dan organisasi lembaga negara dan badan pemerintah yang bersangkutan. Dengan semakin berkembangnya aktivitas suatu organisasi maka berkembang pula jumlah berkas yang ada dalam instansi tersebut. Perkembangan arsip akan sebanding dengan pertumbuhan jumlah pekerjaan. Arsip sudah tidak asing lagi bagi lembaga atau organisasi, tetapi mengurus atau mengelola arsip merupakan pekerjaan yang tidak mudah. Suatu rencana tanpa disertai dengan langkah konkrit, maka suatu perencanaan tidak akan berarti apa-apa. Pengorganisasian arsip yang sudah dikenal, yaitu;

  1. Sentralisasi, sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi
  2.  Desentralisasi, sistem pengelolaan dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
  3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi, sistem pengelolaan untuk mengatasi kelemahan dari dua cara pengelolaan arsip.

Di era informasi sekarang ini, kearsipan yang baik menjadi sangat penting bagi suatu lembaga atau organsasi artinya bagi manajemen sebuah organisasi. Setiap pekerjaan dan kegiatan organisasi memerlukan data dan informasi, salah satunya sumber data arsip. Dengan demikian menjadi penting bagi setiap instansi pemerintahan untuk selalu memberikan pemahaman manajemen kearsipan yang baik kepada staf yang bertanggungjawab dalam pengelolaan kearsipan.

 

 

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 

Barthos, Basir, Manajemen Kearsipan, 2007, Bumi Aksara, Jakarta

Sulistyo, Basuki. 1996. Pengantar Kearsipan. Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud