KEPEDULIAN ITS TERHADAP ARSIP PERJALAN SEJARAH ITS : BY FAURISMA (MAHASISWA UNAIR)

Jan 24, 2020

Suatu lembaga atau instansi tidak akan pernah lepas dari kegiatan penciptaan arsip. kegiatan penciptaan arsip tidak hanya berupa kertas aja sebagai media tapi ada juga yang berupa foto, audiovisual dll. Seiring berjalannya waktu arsip yang diciptakan akan terus bertambah. Hal ini menjadikan setiap instansi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan kearsipan. ITS sudah membuktikan hal tersebut dengan terbentuknya subbagian kearsipan dan dokumentasi multimedia, yang mengelola seluruh kegiatan yang berhubungan denan arsip. Menurut Undang-undang No. 43 Tahun 2009, arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip tidak hanya berbentuk kertas saja namun ada yang berupa foto, arsip foto dikategorikan ke dalam arsip audio-visual : Gambar Statik (Still Visual Images).

Perjalanan ITS tidak lepas dari arsip baik yang berupa kertas,video  audiovisual dll yang merekam seluruh sejarah perjalanan kehidupan ITS dari dulu hingga kini. hal ini memiliki nilai sejarah yang tinggi dan menjadi identitas ITS. Melalui peran subbagian kearsipan dan Dokumentasi Multimedia arsip perjalanan ITS dikelola dengan baik hal ini menunjukan  ITS sangat peduli dengan sejarah ITS. Arsip perjalanan ITS yang di olah oleh subbagian kearsipan dan dokumentasi multimedia  berupa kertas, foto dan audiovisual.  Arsip perjalanan ITS yang berupa foto tergolong dalam arsip statis, pengertian dari arsip statis yakni arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi. Subbagian kearsipan dan dokumentasi multimedia ITS menjalankan fungsinya sesuai dengan UU No.43 Tahun 2009 ayat (1) bahwa arsip perguruan tinggi wajib melaksanakan pengelolaan arsip statis serta wajib menjamin kemudahan akses arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 59 ayat (2) huruf d bagi kepentingan pengguna arsip.

Tahap pengolahan arsip foto di ITS bermula dari tahap akuisisi dari seluruh unit kerja di ITS yang melakukan kegiatan lalu dilanjut dengan tahap pengolahan dimana foto yang disimpan dalam album di pindahkan ke amplop dan disimpan berdasarkan subyeknya, kemudian terdapat tahap preservasi dengan cara lembar foto disimpan dalam satu amplop agar foto lebih awet dan dilakukan secara berkala, dan terdapat tahap pemanfaatan dan pendayagunaan dimana unit kearsipan ITS telah mendigitalisasikan atau mengalih mediakan seluruh foto agar lebih mudah saat diakses dan dalam proses pencarian.

Arsip statis pada dasarnya terbuka untuk umum sesuai dengan demikian unit kearsipan ITS telah melakukan kegiatan pameran arsip yang menampilkan arsip-arsip audio-visual dengan kegiatan ini unit kearsipan ITS sadar betul bahwa arsip audio-visual merupakan alat bukti sekaligus sebagai bagian dari sumber informasi. Selain itu, unit kearsipan ITS juga menampilkan seluruh arsip audio-visual terutama foto di Sistem Informasi Management ITS yang dapat diakses baik oleh seluruh civitas akademika ITS maupun masyarakat umum. Unit kearsipan ITS memanfaatkan betul system integrasi yang berbasis internet, dengan hal ini unit kearsipan ITS telah menerapkan sistem pengarsipan berbasis digital, harapannya bahwa system tersebut dapat digunakan secara langsung untuk penyimpanan data atau document serta mengefektifkan dalam pengolahan data, penghematan kertas dengan menerapkan konsep green computing.  Sehingga tujuan keberadaan SIM ITS adalah untuk menyatukan informasi, memudahkan akses dan penemuan kembali informasi dengan cara digitalisasi arsip foto untuk diupload ke website SIM ITS lengkap dengan deskripsi dari masing-masing foto. Tujuannya adalah untuk memudahkan temu kembali arsip foto ITS tanpa harus berkunjung secara langsung ke unit kearsipan ITS. Kegiatan yang telah telah dilakukan unit kearsipan ITS seperti pameran arsip dan mengunnggah arsip foto ke website SIM ITS merupakan langkah  ITS menuju era keterbukaan informasi publik.