Kearsipan ITS Menjawab Tantangan Regulasi

Jan 24, 2020

Teknologi informasi dan komunikasi sudah tidak asing di era informasi seperti saat ini, dan mengubah segala sesuatunya dalam bentuk digital. Salah satunya adalah arsip, pada saat ini arsip sudah berbasis digital, yang biasa disebut sebagai arsip digital. Arsip digital merupakan arsip yang dibuat/diciptakan serta digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital tercipta dari arsip tercetak yang didigitalkan atau arsip yang sudah tercipta dalam bentuk digital.

Arsip yang masih berbasis kertas memiliki banyak resiko sehingga diperlukan digitalisasi arsip. Arsip berbasis digital memanfaatkan media digital sebagai alternatif dalam pengelolaan arsip. Arsip yang memanfaatkan media digital diperlukan alat bantu berupa komputer, laptop, atau teknologi informasi dan komunikasi lainnya agar dapat dibaca, karena arsip berbasis digital tidak dapat dibaca secara langsung seperti arsip yang  masih berbasis kertas. Arsip yang sudah berbasis digital ini memiliki kelebihan yaitu dapat menyimpan segala bentuk arsip, seperti tulisan, gambar, video, dan suara.

Perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi dapat mempengaruhi dalam pengelolaan arsip berbasis kertas di setiap kegiatan organisasi/institusi, pengaruh tersebut yakni mengalami perubahan dalam hal cara bekerja, cara berkomunikasi, penciptaan, pengelolaan, penggunaan informasi/arsip, dan persepsi tentang efisiensi. 

Menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Sehingga dalam merespon hal tersebut, pada arsip ITS memilih untuk mengkonversi arsip yang berbasis kertas ke arsip berbasis digital, dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Alasan perlunya dalam memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dalam pengelolaan arsip dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja dalam menunjang kegiatan organisasi.  Dasar hukum dalam pengelolaan arsip berbasis teknologi informasi dan komunikasi ini merujuk pada beberapa perundang-undangan yang dikeluarkan oleh pemerintah, yakni :

1. Instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pembangunan E-Government, bahwa: ”Pemerintah harus mampu memanfaatkan kemajuan teknologi informasi untuk menciptakan kemampuan mengolah, mengelola, menyalurkan, dan mendistribusikan informasi dan pelayanan publik.”

 

2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, Pasal 5 ayat (3), bahwa: ”Informasi elektronik dan/atau Dokumen Elektronik dinyatakan sah apabila menggunakan sistem elektronik sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam undang-undang ini.”

 

3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Pasal 7, bahwa :

(1) Badan publik wajib menyediakan, memberikan, dan/atau menerbitkan informasi publik yang berada di bawah kewenangannya kepada Pemohon informasi publik selain informasi publik yang dikecualikan sesuai ketentuan

(2) Badan publik wajib menyediakan informasi publik yang akurat, benar, dan tidak menyesatkan.

(3) Untuk melaksanakan kewajiban sebagaimana dimaksud pada ayat (2), badan publik harus membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik secara baik dan efisien sehingga dapat diakses dengan mudah.

4. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 40 ayat (1), bahwa : ”Pengelolaan arsip dinamis dilaksanakan untuk menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang memenuhi persyaratan: (a) andal; (b) sistematis; (c) utuh; menyeluruh; dan (d) sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria.”

Hal tersebut direspon oleh Subbagaian Kearsipan dan Dokumentasi Multimedia , dengan menciptakan Sistem Informasi Manajemen Arsip, atau biasa disebut dengan SIM Arsip ITS. SIM arsip ini memudahkan seseorang dalam mengakses arsip yang ada di ITS, serta mengirimkan arsip dengan cepat bagi yang memerlukan arsip