Seminar Nasional Kearsipan : Pentingnya Penerapan Teknologi Dalam Dunia Kearsipan

Oct 05, 2018

Kampus ITS, ITS News – Menyadari pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam sebuah organisasi, Institut Teknologi Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya menggelar Seminar Nasional Kearsipan ITS 2018, Kamis (4/10) lalu. Bertajuk Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Penyelamatan Memori Organisasi, seminar ini diikuti perguruan tinggi luar ITS, perusahaan serta lembaga pemerintah berbagai wilayah di Indonesia. Ruang Sidang Utama Rektorat ITS.

Direktur Sumber Daya Manusia dan Organisasi (SDMO) ITS, Dr Sri Gunani Pratiwi mengatakan bahwa pengelolaan kearsipan zaman sekarang tidak bisa lagi disamakan dengan pengelolaan kearsipan zaman dulu. Adanya era revolusi industri 4.0 sangat berpengaruh terhadap dunia kearsipan terutama perkembangan teknologi. “Selain pengelolaan yang baik, di era sekarang data juga harus diakses dengan cepat sehingga kinerja organisasi dapat dijalankan secara efektif dan efisien,” ujarnya.

Sementara itu, Guru Besar Departemen Statistika ITS, Prof Drs Nur Iriawan MIKom Ph D yang didapuk sebagai pembicara pertama menjelaskan mengenai pengelolaan memori organisasi dalam perspektif pengolahan data dan informasi. Ia mengatakan bahwa kekayaan pada zaman sekarang tidak hanya dalam bentuk uang tetapi juga data. Menurutnya, apabila kita mampu mengolah data dengan baik, data tersebut akan sangat bernilai.

Lebih lanjut Nur, sapaan akrabnya juga menjelaskan bahwa untuk mengolah data dengan baik, terlebih dahulu data harus diterjemahkan ke dalam bentuk kualitatif dan kuantitatif. Hal tersebut perlu dilakukan karena pada zaman sekarang data menjadi lebih kompleks atau sering disebut sebagai Big Data. “Pertumbuhan data menjadi sangat cepat, bentuk atau format data sangat beraneka ragam, dan jumlahnya sangat besar,” terang Nur.

Setelah data diterjemahkan, data lalu memasuki tahap digitalisasi. Dalam tahap digitalisasi, data yang dimasukkan harus merupakan data penting dan terstruktur. “Setelah data didigitalisasi, tenaga kearsipan kemudian mengolah data tersebut agar bisa menjadi hal lain yang lebih bernilai, tidak hanya sekadar bisa diakses pengguna,” jelasnya.

Pria berusia 56 tahun tersebut menekankan bahwa di era sekarang untuk mengelola data tidak bisa hanya mengandalkan satu sumber saja. “Sumber data tunggal dirasa tak lagi cukup untuk mengatasi masalah yang semakin rumit dan multidimensi terutama dalam pengambilan kebijakan,” pungkasnya.

Adapun peserta yang turut hadir dalam seminar ini ialah Politeknik Negeri Malang (Polinema), Universitas Negeri Padjajaran (UNPAD) Bandung, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Kendal, Dinas Kearsipan dan Perpustakan Daerah Provinsi Sulawesi Tengah, dan masih banyak lagi. (jun/jel) (sumber: ITSonline