Ada Apa dengan Pengelolaan Arsip di Lingkungan ITS ?

Apr 20, 2018

Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Kearsipan ITS pasti setiap hari dilakukan. Dengan arsip baru yang terus bertambah setiap harinya. Arsip-arsip yang dikelola di Sub Bagian Kearsipan bermacam-macam yaitu: Surat Keputusan, undangan, Peraturan, arsip kontrak, sejarah, foto, video, kartografi, dll. Arsip-arsip tersebut memiliki rentensi yang berbeda-beda. Untuk mengetahui retensinya  perlu adanya JRA atau Jadwal Retensi Arsip.

Proses pengelolaan Arsip di Sub Bagian Kearsipan sangat panjang hingga dapat disajikan kepada masyarakat dan dapat ditemukan kembali saat arsip-arsip tersebut diperlukan. Perlu ketelitian dalam melakukan pengelolaan, karena setiap arsip memiliki tingkat kepentingan dan keabsahan hukum yang berbeda-beda.

Seperti yang pernah saya lakukan dengan teman-teman Magang proses  pengelolaan arsip di Sub Bagian Kearsipan selama magang. Mulai dari Pemberkasan, penilaian arsip berdasarkan JRA, membuat daftar arsip berdasarkan jenis arsip (Aktif, InAktif, Statis, dan Vital), digitalisasi, penyimpanan. Pemberkasan arsip dilakukan dengan cara membedakan dan dikelompokkan berdasarkan jenis-jenis arsip yang ada di lingkungan ITS (SK, PP, Undangan, Pengangkatan dan Perberhentian Pejabat, dll). Setelah itu melakukan  Penilaian arsip dan menentukan kode arsip berdasarkan JRA. Penilaian arsip dilakukan guna untuk mengetahui retensi arsip tersebut berlaku sampai berapa lama dan harus dimusnahkan atau dipermanenkan. Penentuan kode dilakukan guna membedakan jenis arsip yang satu dengan yang lain dan mempermudah dalam pencarian arsip fisik saat dibutuhkan. Kemudian membuat Daftar Arsip pada Microsoft Excel berdasarkan jenis Arsip. Kegiatan ini dilakukan untuk mengetahui jenis arsip apa saja yang ada di Sub Bagian Kearsipan ITS. Kemudian digitalisasi arsip, mengubah dari bentuk konvensional ke digital dengan menscan arsip-arsipnya. Setelah itu meng entri pada aplikasi yang SIM (Aplikasi kearsipan yang dimiliki Sub Bagian Kearsipan ITS). Kegiatan ini dilakukan untuk mempermudah masyarakat dalam mencari arsip yang dibutuhkan. Yang terakhir yaitu penyimpanan Arsip. Penyimpanan arsip pada Sub Bagian Kearsipan berdasarkan Subyek dan nomor. Dengan memberikan subyek dan kode Klasifikasi arsip pada Boks yang ditempatkan pada rak terbuka. Menempatkan boks pada rak sesuai kode rak yang ada di boks .

Sedikit narasi diatas tentang pengelolaan arsip di Sub Bagian Kearsipan yang saya ketahui dan sudah saya dan teman-teman magang lakukan.