Arsip Foto Di Lingkungan ITS, Seperti Apa ?

Apr 20, 2018

Arsip di lingkungaan ITS memiliki bentuk yang beraneka ragam salah satunya berupa foto, Foto merupakan arsip visual citra tak bergerak yang tersimpan dalam media rekam gambar. Menurut Esti Kartikaningsih Arsip foto adalah sekumpulan foto yang informasinya meliputi visualisasi kegiatan sesaat, meliputi positif dan negatif yang diperoleh melalui proses fotografi dan berhubungan dengan arsip tekstual. Arsip foto dapat dikatakan sebagai rekaman pengingat masa lalu terkait sejarah yang pernah ada atau yang pernah berlangsung dalam sebuah institusi.

Arsip foto yang ada dilingkungan ITS mulai dari awal pendirian sampai sekarang masih tersimpan dengan baik di sub bagian kearsipan ITS. Contoh arsip foto yang disimpan yaitu mulai dari foto peristiwa bersejarah ITS seperti peresmian berdirinya its oleh presiden soekarno pada tahun 1957, dies natalis ITS, Pengukuhan guru besar ITS, penyambutan mahasiswa baru ITS, peringatan hari besar nasional di ITS, dan masih banyak lagi arsip foto yang disimpan di sub bagian kearsipan ITS.

 Adanya nilai historis pada arsip foto, sehingga perlu diadakannya proses pengelolaan dan perawatan arsip foto dengan baik sehingga nilai informasi sejarah yang ada dalam foto tersebut dapat terjaga dengan baik. Berdasarkan hasil pengamatan saya selama magang, arsip foto yang ada di sub bagian kearsipan ITS ini dikelola dan disimpan dengan baik. Proses pengelolahaanya dilakukan dengan cara memasukkan foto ke dalam amplop putih kemudian di berikan kode klasifikasi serta subjek terkait peristiwa yang ada di dalamnya, scanning, dan dibuatkan daftar entri. Untuk penyimpanannya, arsip foto tersebut dimasukkan kedalam rak penyimpanan khusus yang hanya digunakan untuk arsip foto.

Seiring perkembangan teknologi informasi, pengolahan arsip foto yang ada di lingkungan ITS Tidak hanya dilakukan secara konvensional melainkan juga dilakukan secara digital melalui aplikasi SIM Kearsipan. Tujuan pengelolaan arsip foto melalui Aplikasi Sim Kearsipan  yaitu untuk kemudahan akses atau publikasi arsip yang dimiliki oleh ITS utamanya untuk jenis arsip statis.

Untuk kegiatan pemeliharaan dan perawatan arsip foto di sub bagian kearsipan ITS dilakukan dengan menggunakan kamper, pemberian kamper digunakan sebagai upaya mencegah hama seperti rayap dan serangga sejenisnya yang dimungkinkan dapat merusak foto. Selain itu Kegiatan pemeliharaan lain yaitu dilakukan dengan cara digitalisasi.