Inilah Alasan dan Upaya ITS dalam Keperluan Mengelola dan Menjaga Arsip!

Apr 20, 2018

oleh: Bagus Ade

Mahasiswa Magang D3 Manajemen Kesekretariatan dan Perkantoran - UNAIR

Dalam suatu kegiatan khususnya di sebuah institusi pastinya terdapat suatu dokumen-dokumen penting yang semakin bertumpuk dan mempunyai nilai guna yang harus dikelola dan diarsipkan secara baik sehingga apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Arsip merupakan suatu rekaman dari suatu kegiatan dan catatan suatu informasi tentang suatu hal yang berkaitan dengan perjalanan kehidupan suatu organisasi maupun institusi mulai dari tahap penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan pemindahan serta pemusnahannya.

Untuk menjawab alasan ITS perlu menjaga arsip, ITS memiliki suatu bagian yang memiliki tujuan dan fungsi dalam mengelola dan menjaga arsipnya yaitu pada Sub Bagian Kearsipan Bagian Tata Usaha dan Keasipan Biro Umum ITS sebagai respon dari UU No. 43 tahun 2009 pasal 27, 28 dan 29. Alasan lainnya adalah arsip bisa dipakai sebagai alat pembuktian, baik yang menyangkut hukum kepemilikan/aset, ikatan kontrak maupun kerjasama/MoU. Sebagai contoh, pada arsip Surat Keputusan Rektor tentang Rumah Dinas dan arsip Kartografi Arsitektur akan diperlukan kembali apabila terjadi persengketaan. 

Di dalam upaya pengelolaan dan penjagaan arsip, pada Sub Bagian Kearsipan ITS juga memberikan pelayanan lain, yaitu:

  1. layanan sirkulasi, yaitu layanan peminjaman arsip ITS yang meliputi arsip arsip kartografi (denah, gambar gedung ITS); arsip SK; arsip kontrak; arsip kertas (surat), arsip audiovisual, koleksi terbitan ITS, laporan penelitian;
  2. layanan ruang baca;
  3. layanan konsultasi kearsipan;
  4. layanan konsultasi penelitian di bidang kearsipan;
  5. layanan penitipan dan penyimpanan arsip vital.

Selain itu, Sub Bagian Kearsipan ITS juga memperhatikan dalam hal Keselamatan dan Kesehatan Kerja yaitu dalam upaya keselamatan kerja di ruangan kerja atau depo arsip telah dipasang alat fire alarm system untuk mendeteksi terjadinya kebakaran. Kemudian dalam upaya kesehatan kerja saat sedang menjalankan preservasi arsip maupun penanganan arsip lainnya, arsiparis diwajibkan untuk menggunakan masker kemudian menyalakan air purifer (alat penjernih udara) agar terhindar dari debu dan polutan mikro lainnya.