Temukan Arsip dalam waktu 2 menit

Jul 11, 2017

Latar Belakang

Khasanah arsip di lingkungan ITS terdiri dari berbagai macam corak,mulai dari media kertas sampai media berbentuk CD. Semua itu dinamakan arsip. Karena arsip merupakn rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesusi perkembanagan teknologi informasi  yang dibuat oleh lembaga atau organisasi untuk dapat dijadikan bukti dalam pengambilan keputusan. Arsip sendiri mempunyai 3 unsur yaitu

  • Sebuah bentuk informasi yang terekam
  • Memiliki bentuk media yang nyata dalam arti dapat dilihat diraba dan didengar
  • Memiliki fungsi dan kegunaan dalam arti kegunaan ini merupakan bukti legalitas dalam pengambilan kepuutusan

Di lingkup kerja di lingkungan ITS volume arsip yang dihasilkan sangat banyak, sesuai dengan besanya volume pekerjaan. Dengan semakin banyak volume arsip maka harus seimbang dengan bagaimana cara cepat  menemukan kembali arsip tersebut. Hal ini sering terjadi semakin banyak volume arsip tidak di imbangi dengan cara cepat penemuan kembali arsip ketika dibutuhkan sehingga apa yang terjadi banyak arsip yang tidak terdata dan tersimpan dengan baik, masih banyak yang beranggapan remeh terhadap arsip dll. Untuk menghasilkan temu kembali arsip dengan cepat diperlukan pengolahan arsip.  Pengelolaan arsip oleh sebagian besar orang tidak dianggap penting sehingga arsip cenderung diabaikan. mindset seperti berdampak besar dalam sebuah organisasi atau lembaga,  Padahal, sebuah arsip merupakan bagian dari sebuah pekerjaan yang telah dilaksanakan, merupakan bukti fisik atas suatu pekerjaan yang telah dilakukan, sehingga keberadaannya tidak bisa tergantikan. Tidak berlebihan jika dikatakan, kehilangan sebuah arsip sama dengan kehilangan sebagian sejarah. Maka dengan pengelolaan arsip yang handal sesuai dengan kaidah arsip akan menghasilkan arsip yang mudah ditemukan kembali secara cepat sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh pengguna.  kegiatan pengelola arsip menurut kaidah arsip  adalah sebagai berikut : tahap Pemilah arsip, tahap pengentryan, tahap pengkodean, tahap pelabelan, tahap penyimpanan,  tahap perawatan dan tahap penyusutan arsip.

Pembahasan

berikut ini beberapa hal upaya menemukan kembali arsip secara cepat

1. Merubah mindset

      merubah mindset merupakan langkah awal dalam upaya menemukan arsip secara cepat. Mengapa diperlukan karena mindset adalah penentu utama dalam kesuksesan suatu organisasi, atau lembaga dapat berkembang lebih cepat. Mindset menurut kamus Merriam Webster mindset adalah “a mental attitude or inclination; a fixed state of mind” jadi mindset adalah pola pikir.   Suatu organisasi atau lembaga  dapat berkembang lebih cepat apabila manajemen kearsipan berjalan dengan baik. Karena suatu organisasi atau lembaga berkaitan erat dengan arsip. Arsip merupakan rekaman atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai perkembangan teknologi informasi  yang dibuat oleh lembaga atau organisasi untuk dapat dijadikan bukti dalam pengambilan keputusan. Selama ini masih banyak orang bermindset mengangap remeh terhadap arsip. kalau kita masih beranggapan seperti itu kita tidak akan menemukan arsip secara cepat ketika dibutuhkan.  Padahal Kearsipan sebagai pusat informasi yang merupakan tulang punggung organisasi untuk mencapai tujuan.  Berikut ini beberapa hal yang bisa merubah pola mikir :

  1. Selalu berfikir positif

           Orang yang memiliki pikiran yang positif akan membawa energy yang positif.  Pandanglah arsip dengan pikiran positif maka arsip itu akan terbawa menjadi positif    dan menjadi penting

     2. Pengetahuan

         Memiliki pengetahuan yang cukup akan merubah pola pikir seseorang dalam mengerjakan sesuatu. Milikilah pengetahuan tentang arsip yang cukup Semakin tinggi tingkat pengetahuan akan semakin mengerti dalam mengerjakan sesuatu

dengan merubah mindset kita akan menemukan solusi bagaimana upaya menemukan kembali arsip secara cepat sehingga bisa dmanfaatkan langsung oleh pengguna.

2. Pengelolaan arsip  yang handal

Pengelolaan arsip merupakan kegiatan dasar dalam manajemen kearsipan dimana merubah arsip dari tidak tertata menjadi tertata sesuai kaidah arsip. Namun pengelolaan arsip oleh sebagian besar orang tidak dianggap penting sehingga arsip cenderung diabaikan. sehingga apa yang terjadi banyak arsip yang tidak terdata dan tersimpan dengan baik, masih banyak yang beranggapan remeh terhadap arsip dll . pengelolaan arsip adalah teknik dan tahapan yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan.  dengan pengelolaan arsip yang handal sesuai dengan kaidah arsip akan menghasilkan arsip yang mudah ditemukan kembali sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh pengguna. dalam peraturan kepala arsip nasional republik Indonesia no 16 tahun 2012 tentang pedoman pengelolaan pengelolaan arsip kartografi dan kearsitekturan pasal 6 menyebutkan pengolahan arsip bertujuan untuk  menghasilkan sarana bantu penemuan kembali arsip