Implementasi SIM Kearsipan di Lingkungan ITS

May 17, 2015

Untuk meningkatkan layanan bidang kearsipan, pada tanggal 17 – 19 Maret 2015  bertempat di Ruang E-Learning DILo LPTSI ITS,  UPT kearsipan mengadakan acara pelatihan SIM kearsipan yang diikuti oleh seluruh pengelola arsip di lingkungan ITS. Acara ini sebagai tindak lanjut dari acara sosialisasi SIM kearsipan yang di selenggarakan pada tanggal 4 Desember 2014.

Acara dilaksanakan selama  3 hari, setiap hari terdiri dari 2 sesi, sesi pertama jam 09.00 – 11.00 dan sesi kedua jam 13.00-15.00. Setiap sesi diikuti oleh 10-12 peserta. Adapun pemateri berasal dari internal UPT Kearsipan ITS, terdiri dari Drs. Murtriyono, M.Si selaku kepala UPT Kearsipan  ITS, dan Agus Santoso, S.Sos. M.Med.Kom. Selain diisi dengan materi, sebagian besar waktu diisi dengan praktek langsung, yang dipandu oleh Elok Novia  dan Utami.

Drs, Murtriyono, M.Si selaku kepala UPT Kearsipan  ITS, dalam sambutan pengarahannya menyampaikan bahwa arsip kedepan selain harus dikelola dengan baik, yang tidak kalah penting bahwa arsip harus dapat di akses secara luas oleh publik sehingga dapat memberi manfaat kepada pihak yang membutuhkan. Salah satu cara agar arsip dengan mudah di akses oleh publik adalah dengan bantuan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK). Untuk menjawab hal tersebut, UPT Kearsipan bersama-sama dengan Lembaga Pengembangan Teknologi dan Sistem Informasi (LPTSI), telah menyelesaikan aplikasi SIM Kearsipan dan juga telah diujicoba secara terbatas di UPT Kearsipan. Selain Materi dari Kepala UPT Kearsipan, pada kesempatan tersebut juga diberikan materi Pengantar SIM Kearsipan yang disampaikan oleh Agus Santoso, S.Sos. M.Med.Kom. Dalam pengantarnya Agus Santoso, mengilustrasikan pemanfaatan SIM Kearsipan tidak jauh berbeda dengan alat komunikasi lain seperti handphone. Banyak keunggulan yang didapat jika pengelolaan kearsipan dilakukan dengan bantuan kecanggiahan TIK, diantaranya kemudahan, kecepatan, keakuratan, dan cakupan yang tidak terbatas. SIM Kearsipan memungkinkan seseorang yang membutuhkan arsip dapat melakukan temu arsip secara mandiri dengan menggunakan fasilitas internet.

Agar SIM Kearsipan dapat terimplementasi dengan baik, Elok dan Utami sebagai instruktur pelatihan, memandu peserta untuk praktek secara langsung tahap demi tahap, sehingga sekembalinya di unit kerja dapat langsung menggunakan aplikasi ini untuk melakukan pengelolaan arsipnya secara digital.