Pelestarian Arsip

Feb 28, 2017

 Oleh : yudi bahtiar anwar

LATAR BELAKANG

Keterbukaan informasi publik  sudah diatur oleh Undang undang republik indonesia nomor 14 tahun 2008 hal ini banyak dimanfaatkan oleh masyrakat untuk memanfaatkan arsip dalam mendapatkan informasi berbagai keperluan seperti penelitian, penulisan buku, pengambilan keputusan/kebijakan dll. dengan ramainya akses arsip, banyak pihak pengelola arsip mulai khawatir, karena semakin sering arsip diakses, semakin rentan pula arsip tersebut mengalami kerusakan. apalagi arsip yang paling dgemari oleh pengguna pada umunya adalah arsip yang sudah tua. semakin tua usia arsip semakin menarik bagi sebagian besar pengguna. 

Langkah yang dapat dilakukan adalah dalam setiap organisasi, instansi atau lembaga kearsipan  diperlukan manajemen kearsipan. karena manajemen Kearsipan sebagai pusat informasi yang merupakan tulang punggung organisasi, instansi atau lembaga kearsipan dalam menyajikan informasi, baik buruknya suatu organisasi, instansi atau lembaga kearsipan tergantung bagaimana manajemen kearsipannya. Salah satu dahur hidup arsip dalam manajemen kearsiapan adalah pelestarian arsip. pelestarian arsip adalah tindakan perawatan dan perlindungan arsip sehingga dapat disimpan dan dimanfaatkan dalam jangka waktu yang lama.  sebagaimana diamanatkan dalam Undang-undang Nomor : 7 Tahun 1971 pasal 3 adalah dengan melakukan pemeliharaan dan perawatan arsip   Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena untuk menjaga kondisi fisik maupun informasinya.yang tak lain bertujuan untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan.

dengan melakukan pelestarian arsip dapat menjaga kondisi fisik maupun informasinya sehingga dapat disimpan dan dimafaatkan dalam jangka waktu yang lama. disetiap organisasi, instansi atau lembaga kearsipan  harus melakukan kegiatan pelestarian arsip agar dapat menyajikan informasi dengan baik bagi pengguna

PEMBAHASAN

Berdasarkan uraian diatas maka pelestarian arsip merupakan kegiatan pemeliharaan atau perawatan atau penyimpanan dan pengamanan atau perlindungan arsip baik fisik maupun informasi didalamnya.  untuk memenuhi hal tersebut kita harus harus mengetahui dan memahami mengenai sebab-sebab kerusakan arsip.  Pada dasarnya kerusakan arsip disebabkan oleh :
  1) Faktor biologis
      Yang termasuk dalam kategori penyebab kerusakan arsip karena faktor biologis adalah : mikroba, lumut, jamur dan
      serangga. Unsur-unsur biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada arsip dan peralatan lainnya.
  2) Faktor fisika
       Kerusakan terjadi karena cahaya, panas dan air. Faktor-faktor
       ini menyebabkan perubahan photochemical, hydrolytic/oxidatic di dalam kertas. Sinar ultraviolet dari
       cahaya lampu ataupun matahari dan energi radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip. Energi
       panas di ruang penyimpanan menyebabkan arsip menjadi rapuh.
   3) Faktor kimia
        Zat-zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai
        arsip menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer, debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan
        kertas lentur dan getas.
  4) Faktor lain seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat
       perbuatan manusia.

Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang
seharusnya dilakukan untuk perawatan arsip. selanjutnya diperlukan strategi dalam perawatan arsip.

STRATEGI DALAM PERAWATAN ARSIP

Adapun strategi dalam perawatan arsip adalah sebagai berikut :

1. Keputusan manajemen yang memadai

    Dalam melakukan preservasi perlu diperhatikan arsip-arsip  yang memerlukan prioritas penanganan. Arsip-arsip yang memerlukan prioritas penanganan    misalnya            :   arsip-arsip yang  memiliki nilai informasi yang sangat penting,  arsip-arsip yang kondisi fisikya sudah rapuh perlu segera ditangani agar tidak
semakin rusak hingga informasinya hilang dan arsip-arsip yang umurnya lebih tua dari yang lain.

2. Menggunakan Teknik konservasi tradisional

   Memperbaiki arsip yang sobek Seperti Laminasi, pemberian kamper,  Menbersihkan debu yang menempel pada arsip

   dengan alat yang tidak merusak kondisi fisik arsip

3. Mengatur lingkungan arsip

   yang dimaksud lingkungan arsip adalah ruangan tempat penyimpanan arsip. dalam  tempat penyimpanan  arsip perlu diperhatikan  agar terhindari dari kerusakan arsip,

  hal hal yang perlu diperhatikan adalah

   a. Kelembaban ruangan

        Ruangan dijaga agar tetap kering dengan mengatur suhu udara dalam ruangan berkisar 65 F – 25 F dan kelembaban udara 50% dan 65%. Bisa juga dengan
        pemasangan AC secara terus menerus selama 24 jam yang juga bisa mengurangi banyaknya debu. Ruangan harus diberi ventilasi secukupnya untuk mengatur       suhu    udara dalam ruangan, sehinggga ruangan tidak terlalu lembab.

 b. Kebersihan ruangan

    Diusahakan agar ruangan penyimpanan arsip selalu bersih sehingga tidak mengundang timbulnya serangga pemakan/perusak arsip. Pembersihan dapat
    dilakukan dengan vacuum cleaner sekurang-kurangnya seminggu sekali.

PENUTUP

Pemeliharaan dan perawatan arsip merupakan suatu hal yang mutlak dilakukan karena untuk menjaga kondisi fisik maupun informasinya  .dengan  mengetahui dan memahami mengenai sebab-sebab kerusakan arsip menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya dilakukan untuk perawatan arsip.

Daftar Pustaka

Arsip Nasional Republik Indonesia.1980. Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip. Jakarta

Tim kearsipan.2014.Buku pedoman kearsipan.surabaya