Belajar Arsip Langsung Dari Dapurnya

Feb 10, 2017

Oleh : Puja Tri Puspita, Mahasiswi Magang S1 Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Airlangga

Penyelenggaraan arsip bagi suatu instansi merupakan sebuah keharusan yang wajib dipenuhi sebagai sarana kilas balik atau bahkan terciptanya momen cikal bakal dari berdirinya suatu instansi maupun organisasi. Bagi instansi pendidikan setingkat perguruan tinggi pun sangat penting dilakukan pengolahan arsip mulai dari arsip sebagai sebuah bukti sejarah berdirinya perguruan tinggi tersebut hingga arsip yang terus menerus diciptakan pada kegiatan operasionalnya dalam penyelenggaraan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yakni pengabdian, pendidikan, serta penelitian. Hal ini pula yang membuat Institut Teknologi Sepuluh Nopember merasa perlu untuk melakukan pengolahan arsip yang dimilikinya. Pengolahan arsip yang baik juga dapat menunjukkan bagaimana reputasi dari sebuah instansi, bagaimana manajemen dan pengelolaan administrasinya dapat berjalan dengan baik. Unit pelaksana teknis yang melakukan pengolahan tersebut yakni sub bagian kearsipan pada bagian tata usaha dan kerumahtanggaan yang ada pada Biro administrasi umum dan keuangan di lingkungan Institut Teknologi Sepuluh Nopember.

            Kami selaku mahasiswa S1 dari jurusan Ilmu Informasi Perpustakaan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Airlangga pada semester ini berkesempatan untuk melakukan kerja praktik atau magang di sub bagian kearsipan ITS. Banyak sekali wawasan baru mengenai dunia kerja yang dapat kami terima selama melakukan kerja praktik disini. Dengan berbekal beberapa pengetahuan dari mata kuliah dasar mengenai tata kelola arsip, kami diajarkan bagaimana mengimplementasikan ilmu yang telah didapat selama mengikuti teori di dalam kelas dengan dunia kerja yang sesungguhnya. Beberapa jenis arsip dengan sistim pengolahan yang hampir sama namun sedikit berbeda dijelaskan serta diajarkan oleh para staf yang sekaligus menjadi pembimbing kami selama melaksanakan kerja praktik. Dengan ramah, para staf membimbing kami untuk melakukan praktik mengolah arsip dengan spesialisasi arsip masing – masing, seperti arsip surat masuk dan surat keluar yang diampu oleh Mbak Yulia, arsip Surat Keputusan yang diampu oleh Mbak Anita, serta arsip audio visual, foto, hingga kartografi yang dihandle oleh Mas Yudi.

            Dalam setiap waktu ketika hendak melakukan praktik pengolahan pada masing – masing jenis arsip tersebut, beberapa kali Pak Agus sebagai kepala sub bagian Kearsipan sekaligus penanggung jawab magang kami juga banyak memberikan penjelasan serta bimbingan langsung sebelum kami melanjutkan untuk praktek mengolah arsip di masing – masing jenis arsip beserta penanggung jawabnya. Dengan sabar para staf menunjukkan serta mengajarkan kami alur serta cara mengolah arsip mulai dari pemilahan berdasarkan tahun, subyek, dan unit kemudian pengentrian data arsip, hingga digitalisasi arsip dan uploading pada SIM Kearsipan yang menjadi keunggulan pada sub bagian kearsipan ITS dalam penyelenggaraan tata kelola arsip yang dapat dengan mudah diakses oleh pengguna informasi yang ada di lingkungan Institut Teknologi Sepuluh Nopember. Keramahan serta rasa kekeluargaan di antara para staf dan kepala sub bagian kearsipan ini membuat kami tidak sungkan untuk bertanya dan meminta tolong untuk diajarkan beberapa hal mengenai pengolahan arsip ketika ada yang kurang jelas atau bahkan tidak kami mengerti sebelumnya. Tidak hanya pengetahuan serta ilmu mengenai pengolahan arsip saja yang kami dapatkan selama melakukan kerja praktik di tempat ini, namun pengalaman serta sensasi tersendiri merasakan bagaimana dunia kerja yang sebenarnya juga merupakan tujuan utama dalam kegiatan kerja praktik ini yang tidak kami dapatkan saat pembelajaran di dalam kelas selama perkuliahan berlangsung.