Urgensi Pengelolaan Arsip Kartografi di ITS

Feb 10, 2017

Oleh: Charisma Setiya Perdana

Mahasiswa Magang S1 Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Airlangga

Berbagai informasi pastinya akan terekam dalam berbagai media baik kertas maupun non kertas atau elektronik yang akhirnya bisa disebut sebagai arsip. Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah, badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak apapun dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan. Informasi yang tersimpan dalam berbagai media penyimpanan tersebut pasti akan diperlukan oleh setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta seperti perusahaan dalam kegiatan kerjanya.

Sesuai dengan penjelasan diatas akhirnya dibentuklah Pusat Arsip yang dasari oleh Undang-undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang berbunyi bahwa Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi. Tahun 2012 berdirilah Unit Kearsipan Institut Teknologi Sepuluh Nopember yang memiliki visi dan misi sebagai unsur penunjang yang bertanggung jawab untuk membina dan mengelola semua arsip yang ada di seluruh unit kerja ITS untuk dapat disimpan dan ditemukan kembali secara mudah untuk kepentingan ITS dan masyarakat umum.

Dari berbagai jenis arsip yang olah dan disimpan oleh Unit Kearsipan/Subbagian Kearsipan ITS, salah satunya yang menjadi pembahasan oleh penulis yaitu tentang arsip kartografi. Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional Indonesia No. 16 tahun 2012 pada pasal 1 bahwa arsip kartografi adalah arsip yang isi informasinya digambarkan dalam bentuk gambar grafis atau fotogrametrik maupun sistem atau legenda peta yang menggambarkan suatu wilayah tertentu yang meliputi unsur kartografi yaitu judul, skala, legenda, garis astronomis, misalnya peta dan atlas. Berbeda dari arsip lainya, arsip kartografi ini memiliki keunikan dan hanya dimiliki oleh beberapa organisasi. Jika dilihat dari media perekamnya arsip ini termasuk juga arsip konvensional seperti arsip tekstual lainya yaitu menggunakan bahan kertas. Tetapi yang membedakan arsip kartografi yang membuatnya bukan sebagai arsip tekstual karena informasi yang ada didalam arsip kartografi disampaikan melalui simbol-simbol atau lambang-lambang yang memiliki cara khusus untuk memahami informasi tersebut. Arsip kartografi memiliki beberapa jenis yaitu:

  1. Peta topografi
  2. Peta tematik
  3. Peta dasar
  4. Peta bagan
  5. Peta induk
  6. Atlas

Kegiatan terpenting dari pusat kearsipan yaitu pengelolaan. Arsip kartografi yang merupakan salah satu arsip statis yang harus diolah dengan baik sehingga dapat diakses dan dimanfaatkan oleh penggunanya suatu saat nanti. Proses pengelolaan arsip kartografi yaitu:

1. Prinsip

Pengelolaan arsip statis yang salah satunya arsip kartografi berdasarkan asas asal usul dan aturan asli. Asal usul yaitu ketika menyimpan arsip tidak boleh dicampur dengan arsip lain yang berbeda pencipta. Sedangkan aturan asli adalah arsip harus tetap ditata sesuai dengan peraturan aslinya ketika arsip tersebut masih digunakan. Aturan ini dimaksudkan untuk menjaga keutuhan dan realibilitas arsip.

2. Deskripsi Arsip

Arsip kartografi yang memiliki keunikan dan berbeda dari arsip tekstual dan arsip bentuk lain. Dalam mendiskripsikannya juga berbeda sehingga ada hal yang perlu di perhatikan yaitu pencipta arsip, konten fisik arsip, konten pendukung arsip, nomor kode dan isi informasi arsip. Sedangkan hal yang akan menjadi deskripsi adalah khazanah, seri, file, nomor, kode, judul, isi informasi, kurun waktu, media, ukuran, warna, penerbit, skala dan refrensi.

3. Prosedur

Pengolahan arsip ini bertujuan untuk sarana bantu temu kembali arsip dan langkahnya yaitu pertama identifikasi arsip, sistem dan provenance kemudian menyusun rencana teknis seperti jadwal kegiatan/kerja ketiga yaitu memberi sumber atau refrensi yang merupakan dalam proses penyusunan skema sementara. Setelah itu pemberian deskripsi dan penyusunan skema definitif, kemudian langkah manuver atau mengelompokkan. Setelah dikempokkan selanjutnya penyusunan draf, penilaian dan penelaahan, penyempurnaan dan terakhir pengesahan.

Tugas lain lagi dari kearsipan yaitu penyimpan. Dalam penyimpanan arsip khusunya arsip kartografi berbeda juga dengan arsip konvensional lainya. Arsip kartografi dapat di simpat pada cabinet atau alamari khusus, ada yang vertikal dan horizontal. penyimpanan horizontal lebih cocok untuk menyimpan arsip kartografi yang bernilai permanen sedangkan penyimpanan vertikal digunakan untuk arsip kartografi yang lebih sering digunakan karena lebih meminimalisir arsip rusak seperti robek.

Selain disimpan, kearsipan juga bertugas untuk melakukan perawatan untuk menjaga keutuhan dari arsip tersebut. Ada beberapa tindakan atau cara yang dapat dilakukan, antar lain:

  1. Membersihkan dari debu
  2. Deasifikasi/ menetralkan asam pada kertas
  3. Restorasi
  4. Laminasi
  5. Enkapsulasi
  6. Fumigasi
  7. Pemberian kamper
  8. Sistem pengatur suhu
  9. Penyuntikan anti rayap

Arsip katografi ini memiliki nilai permanen dikarenakan arsip ini memuat informasi dasar dari sebuah desain gedung atau wilayah tertentu sehingga jika suatu saat nanti terjadi perubahan dari gedung atau wilayah tertentu itu maka yang arsip kartografi sangatlah berguna untuk melihat bagai mana desain awal atau dasar dari gedung atau wilayah tersebut. Contoh lainya yaitu ketika terjadi sengketa maka dalam kasus tersebut arsip kartografi akan menjadi barang bukti untuk membuktikan kebenaran wilayah dari sengketa tersebut. Arsip kartografi juga digunakan sebagai bukti kepemilikan agar wilayah suatu institusi tidak dapat di rebut oleh institusi lain. Namun jika tidak ada bukti kepemilikan bisa saja wilayah tersebut dapat di rebut. Dari berbagai kepentingan diatas maka arsip kartografi haruslah dirawat dan disimpan dengan baik oleh pusat kearsipan instansi dimana saja agar pada saat dibutuhkan dapat di temukan dan di gunakan dengan keaadan baik.

 

 

Daftar Pustaka

Arsip Nasional RI, Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip, Jakarta, 1980.

Peraturan Kepala Arsip Nasional RI Nomor 16 Tahun 2012

Arsip Nasional RI, Pemeliharaan dan Penjagaan Arsip, Jakarta, 1980.