Kesan Dan Pesan Magang di UPT Kearsipan ITS

Aug 11, 2016

oleh : Nadya larasita PSTP UNAIR

Pelaksanaan kegiatan kearsipan saat ini mulai diperhatikan oleh pemerintah, mengingat munculnya kesadaran akan pentingnya kandungan informasi didalam arsip sebagai bukti pertanggungjawaban bagi suatu lembaga negara, organisasi kemasyarakatan, lembaga pemerintahan, organisasi politik, lembaga pendidikan, perusahaan pemerintahan dan perseorang. Berkaitan hal tersebut saya mahasiswa unair program studi teknisi perpustakaan melakukan PKL/Magang di UPT Kearsipan ITS untuk menambah pengalaman, menyelaraskan antara teori yang didapat diperkuliahan dengan praktek yang sesungguhnya dan untuk memenuhi suatu mata kuliah magang/pkl. Selama PKL ditempat tersebut saya merasa terkesan karena mendapatkan beberapa pengalaman sehingga termotivasi untuk lebih baik lagi.

Setiap pagi sebelum kegiatan dilakukan akan mendapatkan pengarahan serta sedikit ulasan tentang materi yang didapatkan dikelas karena kegiatan ini belum tentu didapatkan ditempat lain. Staff yang ada ditempat tersebut juga ramah dalam berbagai hal terutama mengenai pengelolaan arsip di ITS. Ditengah-tengah kegiatan, mahasiswa magang akan diberikan tugas untuk membuat artikel ilmiah yang berkaitan dengan kearsipan. Menurut saya ini baik karena secara tidak langsung kita memang dipersiapkan menjadi penyedia informasi yang sesungguhnya dan membudayakan literasi dimana dengan membuat artikel kita juga melakukan dua perkerjaan sekaligus membaca dan menulis.

Pada awalya memang susah. Tapi kita tidak dibiarkan berjalan sendiri melainkan dibimbing membuat hingga artikel tersebut selesai dan benar-benar layak untuk dibaca oleh semua pengguna informasi. Kendala dalam melakukan magang/pkl ditempat ini adalah kurangnya koordinasi  antara mahasiswa magang dan pembimbing sehingga ada perbedaan persepsi dalam pengelolaan arsip. Karena hal ini, maka staff tersebut harus melakukan pembaharuan ulang terkait perbedaan persepsi pada sebuah data. Pembimbing juga perlu untuk menjelaskan teknis yang dilakukan ketika pengelolaan arsip sehingga tidak ada perbedaan persepsi antara mahasiswa magang dengan pembimbing. Komunikasi juga perlu, seperti mengajukan pertanyaan kepada pembimbing ketika ada yang tidak dimengerti/dipahami.  Harapan saya semoga UPT Kearsipan ini bisa menjadi kiblat pengelolaan arsip diperguruan tinggi lainnya mengingat sudah banyak sekali prestasi yang dihasilkan oleh UPT Kearsipan ITS. Terimakasih UPT Kearsipan dan para staff lainnya yang membimbing saya dan rekan magang dengan sabar untuk mendapatkan pengalaman baru pengetahuan baru semoga ilmu-ilmu yang sudah diajarkan dapat benar-benar bermanfaat dan berguna kelak memasuki didunia kerja yang sesungguhnya.