Kesan dan Pesan Magang di UPT Kearsipan ITS

Aug 11, 2016

Saya Rosyidah Putri Hidayah Mahasiswa DIII Teknisi Perpustakaan di Universitas Airlangga. Liburan semester 5 kali ini saya mengisinya dengan magang kuliah di UPT Kearsipan ITS, untuk memenuhi mata kuliah magang/pkl di semester berikutnya dan menerapkan teori yang sudah diberikan dalam perkuliahan sekalian cuci mata hehehe *justkidd. Sebelum magang kuliah disini, saya sudah pernah melakukan magang pribadi untuk menambah wawasan mengenai dunia arsip dan mendapatkan pengalaman baru. Dan saat magang pribadi saya tidak dituntut harus datang setiap hari melainkan kalau ada waktu senggang saja, saya sangat disambut hangat dengan seluruh staff yang ada disini, saya diajarkan bagaimana akuisisi arsip dan digitalisasi arsip selama kurang lebih 1 bulan bersama rekan saya, Nadya dan teman-teman lainnya. Awalnya saya tidak menyangka akan diterima magang kuliah disini karena merasa pede untuk diterima magang di PT. Pelindo III, tetapi memang semua sudah ada yang mengatur dan mungkin memang UPT Kearsipan ITS inilah tempat magang terbaik bagi saya. Sehingga tiba saatnya tanggal 18 Agustus yaitu hari pertama saya magang kuliah dan tiba disini pukul 07:20 ternyata tidak hanya ada saya dan rekan saya tetapi ada juga 2 mahasiswa UNAIR semester 7 yang sama-sama magang disini. Berbeda dengan magang pribadi, magang kuliah ini dijadwalkan sesuai dengan kegiatan yang rutin dilakukan di UPT Kearsipan ITS, contohnya menata dan digitalisasi arsip statis, penataan arsip berdasarkan tahun ordner dan entri data pada ordner, pengelompokkan arsip berdasarkan substansi dan masih banyak lagi.

Setiap hari sebelum magang, selalu ada pengarahan terlebih dahulu mengenai kegiatan apa yang harus dilakukan, lalu saat pertengahan kegiatan pembimbing selalu menanyakan apakah ada kesusahan, setiap pertanyaan yang saya ajukan juga selalu direspon dengan baik sehingga saya lebih mudah dalam memahaminya, saat melakukan kegiatan magang terkadang juga diselipkan canda tawa supaya tidak terlalu tegang dan seluruh staff pembimbing juga sering membagikan dan memberikan cerita dan pengalaman selama kerja disini. Disini kita tidak hanya dituntut untuk bekerja secara individu tetapi juga secara kelompok atau TIM, pada kegiatan penataan arsip berdasarkan ordner lalu mengurutkan sesuai tahun dan akuisisi lalu pelabelan buku saya, rekan dan mahasiswa magang lainnya bekerja secara TIM, yang saya dapat dari bekerja TIM adalah saling membantu, mampu berkomunikasi dengan baik dan saling berbagi ilmu.

Selama Magang disini, saya mendapatkan banyak ilmu dan pengalaman baru, pengalaman bagaimana menyelesaikan tugas yang diberikan pembimbing dan bagaimana bertanggung jawab dengan apa yang ditugaskan kepada saya dan pengalaman bagaimana bisa bergaul dengan para staff lainnya. Satu hal yang mungkin tidak akan ditemukan di unit kerja lain, yaitu adanya rasa kekeluargaan yang tinggi antar pegawainya sehingga menciptakan suasana yang bersahabat dan komunikasi yang lancar tanpa adanya rasa segan tetapi dengan cara yang masih baik dan sopan. Tidak hanya itu disini saya juga belajar bagaimana menjadi seseorang yang disiplin, bagaimana cara membagi waktu, bagaimana bekerja secara kelompok atau TIM, bagaimana menjadi seseorang yang aktif di dalam mengorek suatu informasi terutama yang berbau kearsipan dan bagaimana cara menjaga kekompakan, keakraban dan tali silaturahmi, disini semuanya sudah diterapkan salah satu contoh yaitu dengan kegiatan kerja bakti rutin, ini menjadi nilai plus bagi UPT Kearsipan ITS ini.

Suka duka merupakan satu kesatuan dimana ada suka pasti ada duka, dan duka yang saya alami disini adalah banyak cerita masa lalu yang horor di sekitar ruangan disini sehingga membuat  saya sedikit takut ketika mengingat ceritanya. Kendala yang saya alami yaitu saat kegiatan arsip kartografi, arsip kartografi yang saya kelola mayoritas tidak ada keterangannya sehingga saya kesusahan dalam menebak-nebak denah arsip di lingkungan ITS, dan ternyata ada rak kartografi sendiri khusus yang tidak ada keterangannya. Hambatan yang saya rasakan yaitu ada kegiatan yang sudah saya lakukan ternyata tidak sesuai dengan teori yang saya dapat di kelas perkuliahan, contohnya arsip inaktif yang seharusnya sudah dimusnahkan tetapi belum juga musnah, memang seperti itulah yang sering dialami di dunia kerja termasuk disini. Semua duka, kendala dan hambatan hanya sekedar opini saya, semoga tidak menyinggung semua pihak dan bisa bermanfaat di lain hari.

Pengalaman magang disini merupakan pengalaman dan pelajaran yang berarti dan berharga bagi saya untuk bisa menjadi pribadi yang lebih baik lagi kedepannya, karena tidak akan pernah saya dapatkan di perkuliahan. Dari magang disini saya telah mendapatkan gambaran bagaimana bekerja di perusahaan yang nyata. Dan dalam kegiatan unit kerja disini saya diperlakukan sama seperti karyawan lainnya, saya merasa tidak ada perbedaan antara karyawan dengan anak magang, saya senang karena karyawan disini sangat besahabat sekali.

Saya juga diberikan kesempatan untuk lebih mendalami ilmu kearsipan, saya sangat salut kepada bapak Agus Santoso karena beliau mau meluangkan waktunya untuk berbagi banyak cerita, mendengarkan cerita curhatan dan keluh kesah dari kami, disela-sela waktu kesibukkannya.

Setelah magang dari sini saya semakin yakin ingin menjadi seorang arsiparis yang berpotensi dan berwawasan luas, sebagai generasi penerus bangsa saya harusnya turut serta menjaga dan merawat arsip-arsip sebelum kemerdekaan maupun setelah kemerdekaan supaya tidak ada lagi peristiwa penculikan pulau dan budaya yang ada di Indonesia. Dan supaya ilmu yang saya dapat dari perkuliahan dan praktek kerja lapangan bisa bermanfaat dunia akhirat. Harapan saya untuk UPT Kearsipan ITS semoga lebih ditingkatkan lagi kedepannya dalam pengelolaan arsip dan selalu menjadi acuan untuk pusat arsip perguruan tinggi lainnya.

Demikian testimoni yang dapat saya ceritakan di UPT Kearsipan ITS. Testimoni diatas sudah mewakili perjalanan awal magang saya, suka, duka, kendala dan hambatan yang saya rasakan.

“Adventure not only in nature but also in the record center. because My magang, My adventure!”

Terimakasih.