URGENSI KEBERADAAN PUSAT ARSIP DI LINGKUNGAN ITS

Aug 11, 2016

Oleh: Rosyidah Putri Hidayah. (Mahasiswa Magang dari PSTP Unair)

 

Perguruan Tinggi merupakan salah satu bentuk institusi atau lembaga yang bergerak dalam bidang pendidikan, dimana dalam kegiatan sehari-hari tidak akan terlepas dari aktifitas penciptaan arsip baik itu arsip nantinya akanmenjadi arsip dinamis maupun arsip statis. Sebagai lembaga pendidikan yang melayani seluruh sivitas akademika dan berbagai pihak yang berkepentingan dengan lembaga pendidikan maka pengelola arsip diharuskan dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi setiap sivitas akademika yang ada di lingkungan ITS. Oleh sebab itu keberadaan UPT Kearsipan ITS sebagai pengelola arsip sangat diperlukan, sebagai contoh seorang mahasiswa mulai dari mendaftar sampai dia menyelesaikan studinya selalu diikuti arsip. Demikian pula halnya seorang dosen, dari  mulai mendaftar menjadi dosen, menjalankan tugasnya, melakukan penelitian, memberikan bimbingan kepada mahasiswa dan membuat laporan, semua yang dilakukan selalu berkaitan dengan arsip.

Kesadaran akan pengelolaan arsip di perguruan tinggi saat ini sudah semakin meningkat. Pengelolaan arsip di perguruan tinggi merupakan suatu kewajiban yang tertuang dalam Undang-undang Republik Indonesia No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang berbunyi bahwa Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi, dan di Institut Teknologi Sepuluh Nopember sudah melaksanakan kewajiban tersebut dengan berdirinya UPT Kearsipan pada tahun 2010.

Selain kewajiban diatas,  arsip perguruan tinggi  memiliki tugas melaksanakan :

  • Pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja dan civitas akademika di lingkungan perguruan tinggi, dan;
  • Pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Pertumbuhan arsip di ITS semakin hari semakin bertambah sehingga menjadi tantangan tersendiri bagi pengelolah, oleh sebab itu diperlukan peran teknologi berbasis kearsipan yang mampu mendukung pengelolah dalam kegiatan daur hidup arsip. Di UPT Kearsipan ITS sendiri sudah mempunyai sistem informasi manajemen surat yang bagus yaitu e-surat. E-Surat merupakan transformasi surat dalam bentuk digital yang diciptakan untuk merespon informasi yang masuk atau keluar. Adanya sistem e-Surat itu memudahkan dalam kegiatan surat menyurat. E-surat bisa mempercepat waktu dalam merespon informasi yang masuk sehingga seorang atasan bisa memberikan respon yang cepat kepada staff-staffnya. E-surat juga bisa menekan penggunaan kertas sehingga paperless, yang tidak kalah penting adalah pengarsipan dokumen akan menjadi lebih tertata karena database tersimpan dalam sistem IT. Sistem e-surat dibuat karena telah terjadi beberapa masalah, misalnya e-surat dibuat berawal dari penemuan dokumen palsu, oleh karena itu penyusunan e-surat juga ditujukan untuk menekan pemalsuan dokumen lainnya.

Pengembangan Sistem Informasi ini adalah sebagai upaya pelayanan informasi elektronik yang memiliki tujuan sebagai berikut : meningkatkan kualitas layanan kepada pengguna atau sivitas akademika, mempercepat layanan proses informasi keberadaan dan pendistribusian surat, dan membantu kelancaran kinerja UPT Kearsipan ITS. Proses surat menyurat tidak hanya dapat dilakukan dalam ruang lingkup kampus ITS saja namun juga bisa mengirim surat ke instansi di luar ITS, contohnya UNAIR, UI, UGM dan masih banyak lagi.

Ada dua faktor penting dalam pengelolaan arsip di perguruan tinggi yaitu faktor internal dan faktor eksternal.

Faktor Internal, arsip memiliki peran yang sangat penting dalam operasional perguruan tinggi karena:

  • Asset Utama (asset intelektual) bagi perguruan tinggi, arsip berperan penting terhadap berdirinya ITS terbukti dengan adanya UPT Kearsipan yang telah menyimpan sejarah berdirinya ITS, mulai dari; arsip kartografi, arsip foto dan arsip audiovisual. Di UPT Kearsipan ITS juga menyimpan dan mengelolah arsip dari berbagai unit atau fakultas, contohnya; FMIPA, gedung BAUK, FTI, Perpustakaan dan lain-lain;
  • Sarana proses belajar mengajar seperti bahan presentasi, kuis, test, ujian, buku catatan, dan lain lain. Semua ini tidak dapat dihindari dari sivitas akademika karena diperlukan bahan referensi dalam proses belajar mengajar. Terbukti dengan adanya mahasiswa yang mencari arsip kartografi di UPT Kearsipan ITS untuk dijadikan referensi ketika menyelesaikan tugas akhir;
  • Pendukung bagian administrasi seperti anggaran dan agenda, surat menyurat, buku pedoman studi, kebijakan dan prosedur, formulir-formulir. Pada umumnya nilai guna administratif berkaitan dengan penyelesaian tanggung jawab yang menjadi isi atau materi informasi masing-masing arsip. Arsip dianggap telah selesai tanggung jawab administratif jika pelaksanaan kegiatan telah diselesaikan, dan substansi informasi telah selesai dipertanggungjawabkan secara formal. Di ITS sendiri tercipta beberapa arsip setiap harinya, misalnya surat tugas, surat keputusan, surat undangan dan lain-lain;
  • Sarana komunikasi di dalam dan di luar unit kerja seperti memo, laporan, program dan laporan tahunan. Semua kegiatan yang ada di lingkungan ITS tidak bisa lepas dengan laporan pertanggungjawaban, sehingga dapat dijadikan bukti pertanggungjawaban di kemudian hari, maka dari itu UPT Kearsipan ITS menghimbau untuk setiap unit atau fakultas menyerahkan SPJ, laporan tahunan dan lain-lain untuk dikelolah dengan baik.

Kegiatan di perguruan tinggi terletak pada arsip, tanpa adanya arsip akan sulit di setiap perguruan tinggi untuk mentransfer ilmu pengetahuan kepada mahasiswa dan masyarakat, atau sebaliknya. Perguruan tinggi pun akan sulit mengembangkan ilmu pengetahuan tanpa arsip, karena setiap saat kertas selalu digunakan dalam kehidupan. Di UPT Kearsipan ITS juga banyak mengelola proposal dan penelitian mahaiswa atau dosen untuk bukti pertanggungjawaban yang valid.

Faktor Eksternal

Persyaratan utama pengelolaan arsip adalah ketersediaan SDM yang mampu megakomodasikan kebutuhan saat ini dan kebutuhan yang akan datang. Selain itu kebijakan dari pimpinan dan adanya komitmen dari seluruh jajaran akan menetukan keberhasilan usaha ini. Persyaratan lainnya yaitu teknologi, sebab tanpa bantuan teknologi pengelolaan arsip yang baik akan sulit dilakukan. Sudah terbukti dengan terciptanya system informasi bagian kepagawaian yaitu integrasi kepegawaian.its.ac.id.

Strategi untuk mencapai kesuksesan pengelolaan arsip di perguruan tinggi, merupakan hal yang penting karena lingkungan kampus harus memahami terlebih dahulu akan arti pentingnya pengelolaan arsip di kehidupan sekarang maupun di kehidupan  nanti. Menurut Penulis ketersediaan SDM di UPT Kearsipan ITS sendiri masih kurang karena satu staff merangkap banyak pekerjaan dan seharusnya mencari SDM yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan atau administrasi agar pengelolaan kearsipan dapat dilaksanakan dengan baik.

Komitmen merupakan kebijakan yang secara fokus menempatkan pentingnya pengelolaan arsip di perguruan tinggi, misalnya dalam hal pembentukan organisasi dan penempatan SDM. Dukungan tidak hanya dari dari pimpinan tertinggi saja tetapi dari seluruh pimpinan unit kerja yang ada di perguruan tinggi, bentuk dukungan yang paling nyata adalah keterlibatan pimpinan atau kepala bagian mulai dari perencanaan sampai dengan hasil akhir pelaksanaan. Keterlibatan langsung semua pimpinan akan sangat membantu karena pimpinan yang baik pasti akan membuat arsiparis atau staff yang lain berbuat baik juga dan berpikiran postif dalam usaha menciptakan pengelolaan arsip yang baik di  lingkungan perguruan tinggi

 

Sumber:

Arsip Universitas Gadjah Mada. November 2012. Perguruan Tinggi Dalam Tinjauan Undang-Undang Kearsipan. Khazanah Buletin Kearsipan, volume 5, nomor ,3 halaman 31-32. Yogyakarta.

Republik Indonesia. 2009. Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Negara RI. Jakarta.