Optimalisasi Kualitas Pelayanan Arsip UPT Kearsipan Sebagai Lembaga Kearsipan Perguruan Tingggi, ITS

Aug 11, 2016

Oleh : Nadya Larasita

(Mahasiswa Magang dari PSTP UNAIR)

 

Arsip merupakan media informasi disebuah perguruan tinggi mempunyai peran yang sangat penting.Banyak orang yang mengangap arsip dan perpustakaan merupakan dua kegiatan yang serupa. Arsip mempunyai nilai guna yang penting sehingga dapat dipertanggungjawabkan dikemudian hari juga sebagai barang bukti autentik. Keunikan dari sebuah arsip ini adalah hanya dibuat satu kali saja dan tidak dapat diperbanyak. Lain halnya dengan perpustakaan, media informasi diperpustakaan dapat diperbanyak sesuai dengan kebutuhan pengguna informasi. Dari sisi peran kearsipan lebih bernilai administratif sedangkan perpustakaan bernilai informatif. Maksudnya adalah arsip yang tercipta pada sebuah organisasi merupakan sebuah gambaran seluruh aktivitas yang ada pada sebuah organisasi sedangkan diperpustakaan adalahhasilkaryayang tercipta mempunyai tujuan untuk dibaca sebagai media untuk menambah pengetahuan atau menjadikan bahan tersebut sebagai referensi pembelajaran.

Sesuai dengan undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan yang mengamanatkan bahwa Perguruan Tinggi Negeri wajib membentuk arsip perguruan tinggi termasuk pada pembuatan sentral arsip/pusat arsip. Untuk melaksanakan undang-undang tersebut perlu memperhatikan peraturan pemerintah RI Nomor 28 Tahun 2012. Dalam pasal 11 ayat (4) disebutkan bahwa “Lembaga kearsipan perguruan tinggi bertanggungjawab melakukan pembinaan kearsipan terhadap satuan kerja pada rektorat,fakultas, civitas akademika atau unit kerja dengan sebutan lain dilingkungan perguruan tinggi.”

Arsip Universitas atau arsip perguruan tinggi mempunyai tugas dan fungsi selain mengelola arsip juga memberikan layanan arsip kepada publik. Arsip statis yang dikelola oleh universitas, berhak dan boleh diakses oleh publik. Dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik adalah keterangan, pernyataan, gagasan dan tanda-tanda yang mengandung nilai, makna dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasan yang dapat dilihat, didengar dan dibaca yang disajikan dala berbagai kemasan dengan format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara elektronik ataupun non elektronik. Dalam sebuah paradigma Total Quality Management, khususnya pada sebuah lembaga informasi kepuasan pengguna merupakan salah satu elemen yang paling diutamakan. Kesadaran arsip dilingkungan ITS dari waktu ke waktu harus mengalami peningkatan. Hal ini dapat dilihat dari layanan yang diberikan penyedia jasa informasi semakin baik layanan jasa yang diberikan otomatis akan berbanding lurus dengan kualitas pelayanan di tempat tersebut. Metode yang dapat digunakan misalnya adanya kotak kritik dan saran mengenai pelayanan yang diberikan pada tempat tersebut diharapkan dengan adanya kotak dan saran tersebut dapat menjadikan perbaikan sehingga sebuah organisasi layak dikatakan organisasi yang mempunyai kualitas pelayanan yang baik.

Arsip ITS merupakan unit pelaksanaan yang bertugas melakukan pembinaan dan pengelolaan arsip dilingkunga ITS. Selain itu, sistem kearsipan yang digunakan sebagai acuan dalam penyelenggaraan kearsipan oleh lembaga kearsipam dilingkungan perguruan tinggi harus didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundangan yang berlaku. Dengan demikian dapat diketahui bahwa lembaga arsip perguruan tinggi berkewajiban melaksanakan pengelolan arsip statis. UPT Kearsipan di ITS dalam satu tahun sekali akan mengadakan sebuah kegiatan yang berkaitan dengan pembinaan dan pengelolaan arsip di ITS misalnya, Sosialisasi mewujudkan keseragaman pengeloaan arsip sesuai standart kearsipan, workshop implementasi SIM Kearsipan dan masih ada beberapa kegiatan yang lainnya.

UPT Kearsipan ITS adalah unit kerja yang bertanggung jawab untuk membina dan mengelola arsip yang ada diseluruh unit kerja ITS untuk dapat disimpan dan ditemu kembali secara mudah untuk kepentingan ITS dan umum. Tujuan UPT Kearsipan ITS adalah (1) Menjadi pusat pengelolaan (2) Menjadi pusat pemeliharaan dan pelestarian arsip statis dilingkungan ITS (3) Menjadi pusat pelayanan informasi tentang kearsipan dilingkungan ITS (4) Menjadi pusat pemberdayaan arsip guna kepentingan institut dan masyarakat umum.

Banyak sekali jenis layanan yang diberikan UPT Kearsipan kepada pengguna arsip yaitu (1) Jasa konsultasi dan penelitian/penelusuranarsip (2) Permintaan/peminjaman dan pembacaan buku referensi diruang baca ruang baca (3) Permintaan /peminjaman dan pembacaan arsip baik arsip konvensional maupun arsip media baru (4) Jasa literasi naskah kuno paleografi dan penerjemah bahasa asing kedalam bahasa Indonesia (5) Jasa penelusuran arsip yang dilakukan oleh petugas ruang baca/tenagafungsional.

Layanan kearsipan sebagai salah satu lembaga informasi di perguruan tinggi tidak hanya memberikan layanan penelusuran arsip saja tetapi sudah berkembang menjadi layanan konsultasi kearsipan dan tidak jarangUPT Kearsipan menerima banyak sekali arsip titipan dari unit lain. Yang berhak dalam penggunaan layanan ini tidak hanya mempunyai wewenang/pejabat tinggi tetapi semua anggota di lingkungan ITS dapat menggunakan layanan ini. Tingginya penggunaan layanan penitipan arsip tidak terlepas dari himbauan pimpinan bahwa banyak sekali arsip statis yang tersebar pada unit kerja harus dipusatkan di sentral arsip perguruan tinggi khususnya ITS. Dalam hal ini pihak UPT Kearsipan telah menerapkan kegiatan untuk menyerahkan arsip di UPT Kearsipan setiap harinya baik pada fakultas maupun unit lainnya.Upaya meningkatkan pengelolaan arsip harus terus dilakukan oleh UPT Kearsipan. Sumber daya manusia diperlukan untuk menyelesaikan berbagai tanggungjawab guna untuk memenuhi maksud dan tujuan pada program-program kearsipan. Dalam mensukseskan pelayanan arsip yang ada pada UPT Kearsipan tentunya harus diimbangi dengan peran SDM sehingga peran tersebut saling berkaitan satu sama lain.

Sumber :

Arsip Universitas Gadjah Mada.Juli 2013.Pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Statis. Khazanah Buletin Kearsipan, volume 6, nomor 2, halaman 13 dan 16. Yogyakarta.

Arsip Universitas Gadjah Mada.Juli 2010. Perguruan Tinggi Dalam Tinjauan Undang-Undang Kearsipan. Khazanah Buletin Kearsipan, volume 5, nomor 3, halaman 30. Yogyakarta