Urgensi Information Retrieval Dalam Layanan Kearsipan

Aug 11, 2016

Artikel

Urgensi Information Retrieval Dalam Layanan Kearsipan

 

 

Nabilly Gaftah Putri E R

(Mahasiswi Magang S1 Ilmu informasi dan Perpustakaan)

 

 

Pada saat ini, informasi yang dulunya tidak menjadi suatu kebutuhan yang penting bagi manusia, kini telah menjadi salah satu kebutuhan yang sangat berpengaruh terhadap kehidupan manusia, tidak terkecuali dalam suatu organisasi. Sebuah informasi dalam suatu organisasi, dapat membawa dampak yang besar dalam berbagai aspek, salah satunya aspek pengambilan keputusan yang menjadi penentu pencapaian tujuan dari suatu  organisasi. Dengan terjadinya perkembangan yang sangat pesat dalam dunia teknologi informasi, maka  hampir semua organisasi yang ada tak terkecuali organisasi di perguaruan tinggi dituntut untuk melakukan berbagai pembenahan untuk dapat memenuhi tuntutan akan informasi yang cepat dan akurat. Salah satu sumber informasi dalam organisasi yang paling berpengaruh keberadaannya adalah arsip.

Keberadaan arsip dalam organisasi di perguruan tinggi menjadi salah satu faktor yang sangat berperan penting dan juga merupakan penentu dalam proses pelaksanaan tugas organisasi khususnya dalam organisasi pemerintah yang berorientasi pada pemberian layanan langsung kepada masyarakat luas (public), dimana arsip menjadi salah satu faktor utama pengukuran kinerja suatu organisasi pemerintah. Selain berfungsi sebagai sumber informasi bagi organisasi khususnya organisasi pemerintah, arsip juga merupakan sarana evaluasi dalam proses penyelenggaraan pemerintah dan pembangunan serta sebagai bahan pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang. Lantaran memiliki fungsi yang cukup penting, maka arsip haruslah dikelolah secara baik dan benar  dengan suatu sistem yang baik dan benar pula agar informasi yang tersimpan dalam arsip tersebut tetap terjaga keautentikannya dan tujuan adanya kearsipan.

Faktor-faktor permasalahan yang berkaitan dengan manajemen proses temu kembali informasi didalam sebuah organisasi pada perguruan tinggi salah satunya yakni, tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum / kurang terampil.

Disini penulis mengambil contoh permasalahan manajemen kearsipan di sebuah perguruan tinggi. Suatu perguruan tinggi akan mengalami kesulitan dalam penemuan kembali arsip karena data tersebar dan tidak disimpan dalam satu tempat. Salah satu kunci kelancaran organisasi kantor terletak pada penyelenggaraan arsipnya yang sederhana, sistematis, tertib, dan efisien. Prinsipnya adalah bahwa semua informasi penting tersedia dan diketahui persis keberadaannya. Dengan kata lain arsip adalah penyimpanan dan penyusunan surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan pada suatu tempat yang tersendiri, sehingga setiap surat, dokumen atau laporan bilamana diperlukan dapat diketemukan dengan cepat dan mudah. Dengan kata lain filing (mengarsip surat) adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan.

Di samping itu perlu juga diperhatikan adalah pengetahuan tentang mana di antara arsip itu yang dikategorikan, dan mana arsip yang dikategorikan arsip tidak vital, sehingga jangan sampai arsip berupa kertas yang sebenarnya tidak berguna dikategorikan sebagai arsip vital. Dikatakan dokumen arsip vital adalah informasi terekam yang sangat penting dan melekat pada keberadaan dan kegiatan organisasi yang di dalamnya mengandung informasi mengenai status hukum, hak dan kewajiban serta dokumen asset (kekayaan) instansi seperti sertifiakt tanah, gambar gedung/ijin mendirikan bangunan (IMB), dokumen pengadaan barang/jasa, dan lain-lain. Selain itu, tenaga/pegawai yang dibutuhkan dalam proses temu kembali arsip akan bertambah karena arsip yang disimpan tidak dalam satu tempat penyimpanan, secara otomatis tenaga yang yang dibutuhkan akan semakin banyak untuk menemukan arsip tersebut. Belum lagi masalah penelusuran (temu kembali) arsip tersebut. Misalnya saja karena penemuan kembali arsip yang terlalu lama membuat kegiatan dalam suatu organisasi pada perguruan tinggi  menjadi lambat dan terganggu.

Di dalam suatu organisasi yang ada di perguruan tinggi pasti memiliki arsip, maka arsip tersebut sebaiknya disimpan menjadi satu riwayat yang lengkap atas keberadaannya. Di dalam beberapa literatur ada beberapa macam sistem penyimpanan arsip yang berlaku saat ini, yakni :

Sistem Abjad           

Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah. Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar). Cara menemukan dan menentukan ciri bisa juga tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.

Sistem Nomor

Dimana dalam menggunakan  sistem nomor ini dilakukan sesuai dari pola klasifikasi arsip yang digunakan pada suatu organisasi pada perguruan tinggi tersebut. Pola klasifikasi arsip yang telah ada tersebut sebenernya telah dibuat oleh tim kearsipan sendiri untuk mempermudah dalam mengelompokkan serta mengkategorikan arsip tersebut. sedangkan ada sistem lain penyimpanan dengan menggunakan nomor yakni, sistem soundex adalah sistem penyimpanan berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.


Sistem Tanggal           

 Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).

Dengan mengaturan dan menyimpanan arsip secara sistematis, membuat sebuah arsip dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Jadi, arsip bukan hanya menyimpan ataupun menyusun seluruh surat-surat, dokumen-dokumen, laporan-laporan secara teratur, tnamun pekerjaan itu meliputi juga pencariannya arsip dalam waktu yang sesingkat-singkatnya.

Dan seperti yang telah penulis pelajari pula saat melakukan magang di UPT Kearsipan ITS dalam sistem penyimpanan arsip yakni dengan menggunakan ketiga sistem diatas yang telah dijelaskan. Dalam pemberian judul file di kearsipan ITS menggunakan perpaduana antara abjad yang menandakan inisial, istilah atau singkatan dari bagian yang ada di ITS itu sendiri. Sedangkan untuk pemberian nama pada folder di kearsipan sendiri mengunakan keterangan dari arsip tersebut dan menggunakan tahun pembuatannya. Itulah salah satu yan penulis pelajari saat melakukan magang di UPT Kearsipan ITS dalam sistem penyimpanan arsip yang nantinya bisa digunakan untuk memebuat ditemukan kembali saat diperlukan dengan menggunakan metode tersebut. Karena dalam satu folder yang diberikan nama berdasarkan nama berkas serta tahun yang dibuat membuat mudah untuk dapat ditemukan kembali. Serta dalam penataan file sesuai dengan nomor surat atau kode klasifikasi arsip yang telah dibuat oleh Tim UPT Kearsipan ITS sendiri.

 

Referensi

                        Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipa. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama.

                        Mulyono Sularso, Mushim dan Marinim. 2010. Dasar-Dasar Kearsipan. Yogyakarta: Penerbit Erlangga